Communication Systems in Hospitals and the Related Problems Experienced by Nurse Managers

OBJECTIVE: The communication systems within organizations are
considered one of the most important processes influencing
organizational effectiveness and management success. This descriptive
study was carried out to determine the kind of communication system
used in hospitals and the problems experienced by nurse managers
in this system.
METHODS: A questionnaire designed from the literature by the researchers
was used in this study. The questionnaire includes 38 questions on
personal attitude variables of nurse managers, the communication
systems in hospitals, how nurse managers use the system, the problems
faced by nurse managers and the attitudes of nurse managers as active
listeners. The study sample was composed of 259 nurse managers
from 17 hospitals.
RESULTS: It was determined that the organization chart of hospitals
demonstrated communication lines in general with verbal
communication chosen over written communication, and the
communication via phone was the most used method both within and
outside the organization. In addition, 46.7% of managers used direct
phone communication while 45.6% used computer communication.
33.6% of managers found the communication system well-functioning.
However, nurse managers had problems with communication outside
of the organization, with arranging meeting hours and with
communication between their juniors and seniors. In addition, it was
found that nurse managers were not good listeners.
CONCLUSION: It was determined that communication systems in hospitals
were not functioning well, and communication technology was not
adequately used; consequently, it was suggested that nurse managers
should become better listeners, and be trained in meeting management
and computer use. Lastly, they should be provided with direct telephone
and secretarial support.

Hastanelerde İletişim Sistemi ve Yönetici Hemşirelerin Yaşadıkları Sorunlar

AMAÇ: Örgütlerdeki iletişim sistemi, organizasyonların etkinliğinin
yanı sıra yöneticilerin başarısı üzerinde rol oynayan önemli süreçlerden
biri olarak değerlendirilmektedir. Tanımlayıcı tipteki bu çalışma,
hastanelerdeki iletişim sistemini ve yönetici hemşirelerin bu sistemde
yaşadıkları sorunları ortaya koymak amacıyla gerçekleştirildi.
YÖNTEMLER: Çalışmada, araştırmacılar tarafından literatür desteğinde
oluşturulan soru formu kullanıldı. Soru formunda, yönetici hemşirelerin
kişisel bilgileri, hastanelerdeki iletişim sistemini, yönetici hemşirelerin
bu sistemi nasıl kullandıklarını, yaşadıkları sorunları ve yönetici
hemşirelerin etkin bir dinleyici olma konusundaki durumlarını
belirlemeye yönelik toplam 38 soru bulunmaktadır. Araştırmanın
örneklemini; izin alınan 17 hastanedeki 259 yönetici hemşire oluşturdu.
BULGULAR: Hastane organizasyon şemalarının genellikle iletişim hattını
gösterdiği, önce sözlü sonra yazılı iletişime başvurulduğu, kurum içi
ve dışıyla en fazla telefonla iletişim kurulduğu belirlendi. Ayrıca
yöneticilerin %46.7’sinin odasında doğrudan dış hatta açık telefonun
olduğu, %45.6’sının bilgisayardan yararlandığı ve %33.6’sının iletişim
sistemlerinin iyi işlediğini belirttiği saptandı.Yönetici hemşirelerin en
fazla kurum dışı iletişimde, toplantı saatlerinin belirlenmesinde ve
astları-üstleriyle iletişimde sorunlar yaşadıkları ve iyi bir dinleyici
olmadıkları görüldü.
SONUÇ: Hastanelerde iletişim sisteminin iyi işlemediği, iletişim
teknolojisinden yeterince yararlanılmadığı belirlenmiş olup bu sonuçlar
doğrultusunda yönetici hemşirelerin öncelikle iyi dinleyici olmaları,
toplantı yönetimi ve bilgisayar kullanımı konusunda eğitilmeleri,
doğrudan dış hat telefon ve sekreter desteğinin sağlanması önerilebilir.